Gruppenbuchung erzeugen

Buchungen zusammenführen

1. Markieren Sie zwei oder mehr Buchungen im Belegungsplan.

Um mehrere Buchungen zu markieren, die sich nebeneinander befinden, ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste über diese Buchungen.
Wenn die Buchungen sich nicht nebeneinander befinden, markieren Sie die erste Buchung, halten Sie die UMSCHALT-Taste gedrückt, und wählen Sie dann alle weiteren Buchungen aus.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Buchungen und wählen Sie im
Kontextmenü unter dem Eintrag Erzeuge Gruppenbuchung mit Hauptkontakt den Hauptkontakt für die Gruppenbuchung aus.

Wichtig: Diese Funktion ist nur möglich, wenn die Buchungen gemeinsam im Belegungsplan ersichtlich sind! Ändern Sie die Ansicht des Belegungsplans um mehr Buchungen anzeigen zu können.

Alternativ:
Markieren Sie zwei bzw. beliebig viele Buchungen und wählen Sie in der Menüleiste unter Buchungen unter dem Menüpunkt Erzeuge Gruppenbuchung mit Hauptkontakt den Hauptkontakt für die Gruppenbuchung aus.

Dabei werden markierte Buchungen zu einer Gruppe und einem Hauptkontakt zugeordnet.

Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit eine Gruppenbuchung über den Belegungsplan zu erstellen, wenn Sie eine Sammelrechnung für Buchungen in unterschiedlichen Mieteinheiten und Buchungszeiträumen erzeugen möchten.

Achtung: Wenn Sie in einer Mieteinheit eine Gruppenbuchung über einen längeren Zeitraum erstellen möchten, liegen Teile dieser Gruppenbuchung weit außerhalb des sichtbaren Teils im Belegungsplan. Dies ist der Fall, wenn z.B. ein Zimmer über ein Jahr vermietet, jedoch monatsweise abgerechnet wird. Um eine Gruppenbuchung zu erstellen, markieren Sie immer nur die Buchungen, die Sie momentan im Fenster des Belegungsplans sehen können. Scrollen Sie dann weiter, markieren Sie die letzte Buchung, die bereits der Gruppenbuchung zugeordnet wurde und markieren Sie neue Buchungen. Fügen Sie diese dann über das Kontextmenü der bestehenden Gruppenbuchung hinzu. Wiederholen Sie den Vorgang bis Sie alle Buchungen der Gruppenbuchung zugeordnet haben.

Buchungsassistent

Sie können schnell eine größere Gruppenbuchung über den Buchungsassistenten anlegen.

Die Gruppenbuchung

Die Hauptbuchung der Gruppe erhält einen kleinen Punkt oben links.

Nachdem Sie die Buchungen zu einer Gruppe zusammen gefasst haben, erscheint im Buchungsfenster jeder zur Gruppe gehörenden Buchung das Kontrollkästchen Gruppenbuchung.

Unter Gäste/Gruppe sind alle weiteren zur Gruppe gehörenden Mieteinheiten aufgelistet.

Um die Buchungsmaske des weiteren Zimmers zu öffnen, markieren Sie dieses in der Liste und klicken Sie auf den Lupen-Button bzw. klicken Sie auf das Zimmer doppelt.

Je nachdem, welchen Status die Buchungen der Gruppe besitzen, können Sie ein Angebot, eine Bestätigung bzw. eine Rechnung für die Gruppenbuchung erstellen. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Rechnung aufzusplittern.

Für den besseren Überblick im Belegungsplan können Sie alle Buchungen einer Gruppe markieren, indem Sie im Kontextmenü zu einer zur Gruppe gehörenden Buchung bzw. in der Menüleiste unter Buchungen den Menüpunkt Buchungen der Gruppe markieren auswählen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das Buchungsfenster der Hauptbuchung einer Gruppe über das Kontextmenü bzw. in der Menüleiste unter Buchungen zu öffnen.