Bestätigung erstellen

Nachdem eine Buchung den Status Angebot, Bestätigt oder Online-Buchung erhalten hat, können Sie für diese eine Bestätigung erstellen.

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Sie haben drei Möglichkeiten eine Bestätigung zu erstellen:

… aus dem Buchungsfenster

Öffnen Sie das Buchungsfenster der Buchung, zu der Sie eine Bestätigung erstellen wollen. Klicken Sie im Buchungsfenster auf den Button Bestätigung erstellen.

… über den Belegungsplan

Markieren Sie die Buchung, zu der Sie eine Bestätigung erstellen wollen, und rufen Sie das Kontextmenü zu dieser auf. Im Kontextmenü wählen Sie den Menüpunkt Bestätigung erstellen aus.

… über die Menüleiste

Markieren Sie die Buchung, zu der Sie eine Bestätigung erstellen wollen, und wählen Sie in der Menüleiste unter Buchungen den Menüpunkt Bestätigung erstellen aus.

Bestätigungsfenster und -einstellungen

Im ersten Bereich Leistungen des Bestätigungsfensters finden Sie alle Leistungen aufgelistet. Bei einer Gruppenbuchung finden Sie hier auch alle Buchungen der Gruppe.

Hier können Sie für jede Mieteinheit festlegen, ob die Bezeichnung und/oder Kurzbeschreibung ausgedruckt werden soll(en).

Im Bereich Texte können Sie die Texte der Bestätigung sowie einige Druckoptionen festlegen:

Über das Auswahlmenü in der oberen linken Ecke können Sie die Sprache der Bestätigung ändern und über das Auswahlmenü in der oberen rechten Ecke auf von Ihnen gespeicherte Vorlagen zurückgreifen.

In den dargestellten Feldern können Sie zudem alle Texte noch individuell anpassen.

Im Bereich Optionen können Sie einstellen, ob eine Rückbestätigung für den Gast mit ausgedruckt werden soll. Für die Rückbestätigung (d.h. die Bestätigung, die Ihnen der Gast unterschrieben zusendet) können Sie eine Frist einstellen.

Über das Dropdown-Menü Sortierung können Sie die Sortierung der Mieteinheiten in Gruppenbuchungen bestimmen.

Das Druckoptionen-Menü bietet einige Darstellungsoptionen auf dem Ausdruck.
Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, gleiche Unterkunftsleistungen und Extraposten zusammenzufassen, statt diese einzeln untereinander aufzulisten. So werden beispielsweise mehrere Doppelzimmer nicht einzeln untereinander dargestellt, sondern zu einem Posten mit entsprechender Mengenangabe zusammengefasst wie hier im Beispiel zu sehen.

Desweiteren können Sie hier das benutzte Brieflayout und ein passendes Design auswählen.

Zudem können Sie hier festlegen, ob die Buchung nach Erstellen der Bestätigung im Belegungsplan fixiert werden soll.

Bestätigung drucken, speichern oder senden

Beim Klick auf den Button Vorschau können Sie die erstellte Bestätigung in der Druckvorschau überprüfen. Beim Klick auf den Button Drucken wird die erstellte Bestätigung ausgedruckt.

Im Zahnradmenü links unten können Sie außerdem die Bestätigung ohne sie zu drucken Speichern, als PDF auf Ihrem Computer schreiben, die Bestätigung als E-Mail versenden oder aber die Bestätigung als E-Mail mit PDF-Datei verschicken.

Wichtig:
Wenn Sie eine Bestätigungdirekt als Email oder als PDF-Anhang verschicken möchten, muss zuvor beim Gast in der Gästeverwaltung eine Emailadresse hinterlegt sein

Erst nachdem die Bestätigung ausgedruckt, gespeichert, gesendet oder an das Email-Programm übergeben wurde, wird die Bestätigung im System gespeichert. Wenn Sie die Bestätigung nicht erstellen möchten, schließen Sie einfach das Fenster.

Bestätigung direkt als Email verschicken

Wenn Sie auf E-Mail klicken, können Sie die Bestätigung als E-Mail verschicken. Vorher öffnet Sich ein Vorschau-Fenster, in dem Sie noch die Empfängeradresse ändern sowie weitere Empfänger (CC) eintragen können.

Anschließend klicken Sie auf den Button “An E-Mail-Programm übergeben” bzw. “Email senden”.

Bestätigung als Email mit PDF-Anhang

Wenn Sie die Bestätigung als E-mail mit PDF-Anhang versenden möchten, öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie weitere Empfänger eintragen, Email-Inhalt und -Betreff ändern und sich die Bestätigung ansehen. Anschließend klicken Sie auf “An E-Mail-Programm übergeben” bzw. “Email senden”.

Bestätigungen erneut einsehen

Im Programmmenü Verwaltung des Hauptfensters unter Schriftverkehr > Bestätigungen können alle erstellten Bestätigungen nochmals angezeigt und ausgedruckt werden (weitere Informationen unter Bestätigungen verwalten).

Weiterhin wird die für eine bestimmte Buchung erstellte Bestätigung im Buchungsfenster dieser Buchung unter dem Eintrag Schriftverkehr angezeigt.

Außerdem können Sie über die Gästeverwaltung in der Historie des Gastes alle Bestätigungen für einen bestimmten Gast einsehen/ drucken.