Aufgabe des Betriebs – Was muss ich tun?

Wenn Sie Ihren Beherbergungsbetrieb schließen oder übergeben, sollten Sie sich relevante Daten sichern und sorgfältig verwahren, da diese eventuell für eine spätere Finanzprüfung nachegreicht werden müssen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie dabei vorgehen sollten. Generell bestehen drei mögliche Varianten:

• Frage 1: Aufgabe des Betriebs ohne Nachfolger
• Frage 2: Übergabe des Betriebs an einen Nachfolger mit Lodgit Desk
• Frage 3: Übergabe des Betriebs an einen Nachfolger mit einer anderen Hotelsoftware

Aufgabe des Betriebs ohne Nachfolger

Frage 1: Ich schließe meinen Beherbergungsbetrieb und übergebe ihn nicht an einen Nachfolger. Welche Daten sind weiterhin für das Finanzamt relevant, wenn es in der Zukunft zu einer Überprüfung kommt? Welche Einstellungen muss ich in diesem Fall in der Lodgit Desk-Hotelsoftware vornehmen und welche Daten brauche ich noch?

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Arbeitsdatenbank zu sichern und verschiedene Datenexporte durchzuführen. Folgen Sie dazu einfach unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1:

Erstellen Sie zuerst ein aktuelles Backup Ihrer Lodgit Desk-Datenbank. Klicken Sie hierzu in Lodgit Desk auf Sicherungskopie erstellen unter Ablage (Mac) oder Datei (Windows). Rufen Sie danach im gleichen Reiter Datenbankordner öffnen auf. In diesem Ordner Lodgit Desk Data befinden sich standardmäßig Arbeitsdatenbank und Backup. Sichern Sie sich den Ordner zur Archivierung auf einem geeigneten Medium.

Sollten Sie Ihrem Backup-Ordner einen anderen (individuellen) Speicherort zugewisen haben, können Sie diesen auch unter Einstellungen > Backup ausfindig machen.

Hinweis: Falls Sie einen Cube SQL-Datenbankserver nutzen, öffnen Sie bitte das Admin-Tool und klicken Sie links im Menü auf preferences. Jetzt können Sie im Fenster rechts Ihre Datenbank- und Backup-Ordner öffnen. Kopieren Sie die entsprechenden Daten zur Archivierung auf ein geeignetes Medium.

Schritt 2:

Wählen Sie unter Verwaltung > Exporte > GoBD und führen Sie einen Export über den größtmöglichen Zeitraum durch.

Schritt 3:

Führen Sie einen Kassenabschluss durch und wählen Sie dann Verwaltung > Exporte > DSFinV-K und führen Sie hier ebenfalls einen Export durch.

Schritt 4:

Führen Sie unter Listen > Buchhaltungsexport einen Datenexport durch. Sie können hier zwischen DATEV Pro (Konten & Gegenkonten) und Andere (Soll & Haben) wählen.

Schritt 5:

Falls Sie eine TSE angebunden haben: Führen Sie bezüglich der TSE einen TSE-Export durch. Diesen finden sie unter Verwaltung > Zusatzmodule > KassenSichV. Klicken Sie im neuen Fenster TSE Export an und führen Sie die Aktion durch. Diese Aktion kann relativ viel Zeit in Anspruch nehmen!

Hinweis: Die USB-TSE, die im Drucker/Server steckt, müssen Sie ebenfalls aufbewahren. Falls Sie den Drucker/Server veräußern möchten, sollten Sie auf jeden Fall die USB-TSE entfernen.

Schritt 6:

Es stehen Ihnen in Lodgit Desk noch andere Daten zur Verfügung, die Sie als Open XML- oder CSV-Dateien (z.B. für die Ansicht in MS Excel o.ä.) exportieren können. Hierzu zählen verschiedene Informationen, die Sie unter dem Reiter Listen finden. Zusätzlich können Sie unter Verwaltung Ihre Gästeliste sowie Finanzberichte exportieren.

Schritt 7:

Sie können zur Sicherheit eine Installationsdatei von Lodgit Desk herunterladen und mit Ihren anderen relevanten Daten speichern. Dann können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Lodgit Desk erneut installieren und im Bedarfsfall direkt auf Ihre Daten zugreifen.

Verwahren Sie bitte alle exportierten Dateien (sowie die TSE) an einem sicheren Ort auf – z.B. auf einem externen Speichermedium oder in einem Cloud-Speicher.

Übergabe des Betriebs an einen Nachfolger mit Lodgit Desk

Frage 2: Ich schließe meinen Beherbergungsbetrieb. Mein Nachfolger möchte Lodgit Desk nutzen Ich möchte jedoch nur relevante Buchungs- und Gästedaten ab dem Zeitpunkt der Übernahme bereitstellen. Andere Daten aus der Vergangenheit sollen aus Datenschutzgründen nicht mehr vorhanden sein bzw. nicht übermittelt werden. Wie gehe ich vor? Was passiert mit meinem Channelmanager?

Wir empfehlen Ihnen zusätzlich zu den vorangegangenen Schritten Folgendes zu tun:

Schritt 8:

Löschen Sie unter Verwaltung > Zusatzmodule > DSGVO-Datenlöschung alle Daten bis zum Zeitpunkt der Übernahme. Setzen Sie also bitte alle Häkchen.

Schritt 9:

Hinweis: Kündigen Sie rechtzeitig den Vertrag bei Ihrem Channelmanager oder werden Sie sich mit Ihrem Nachfolger einig: Was soll mit dem vorhandenen Channelmanager-Konto und den darin enthaltenen Zimmerkategorien passieren?

Entfernen Sie zum Zeitpunkt der Übergabe das Häkchen „Channelmanager aktivieren“ bei Ihrem Anbieter unter Verwaltung > Synchronisation und Onlinemodule.

Synchronisieren Sie danach bitte unbedingt einmal (macOS: Ablage; Windows: Datei).

Übergabe des Betriebs an einen Nachfolger mit einer anderen Hotelsoftware

Frage 3: Ich schließe meinen Beherbergungsbetrieb. Mein Nachfolger nutzt eine andere Hotelsoftware. Ich möchte in Lodgit Desk nur relevante Buchungs- und Gästedaten ab dem Zeitpunkt der Übernahme bereitstellen. Andere Daten aus der Vergangenheit sollen aus Datenschutzgründen nicht mehr vorhanden sein bzw. nicht übermittelt werden. Wie gehe ich vor? Wie verhindere ich weitere Online-Buchungen?

Wir empfehlen Ihnen zusätzlich zu allen vorangegangenen Schritten 1 – 9 Folgendes zu tun:

Schritt 10:

Exportieren Sie unter dem Reiter Listen Ihre Gästeliste sowie für detailliertere Informationen die Check-In-Liste. Tragen Sie dazu den Zeitraum von der Übergabe bis zur letzten Buchung in der Zukunft ein. Wählen Sie dazu alle Objekte und alle Buchungsstaus aus, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Für den Export können Sie die Formate .xslx (z.B. für MS Excel) oder .csv (allgemein) wählen. Für einen möglichen Import in eine andere Hotelsoftware eignet sich das Format .csv.

Schritt 11:

Falls Sie in der Gästeverwaltung Gäste mit dem Status “Interessenten” angelegt haben, löschen Sie diese bitte. Diesen Kontakten sollte normalerweise keine Buchung zugeordnet sein.

Schritt 12:

Exportieren Sie Ihre Extrapostenliste (als csv-Datei). falls Gäste für Termine nach der Übergabe bereits Extraposten wie z.B. Frühstück oder Wellness gebucht haben. Diese Liste kann in eine andere Hotelsoftware importiert werden.

Schritt 13:

Hinweis: Kündigen Sie rechtzeitig den Vertrag bei Ihrem Channelmanager.

Entfernen Sie zum Zeitpunkt der Übergabe das Häkchen „Channelmanager aktivieren“ bei Ihrem Anbieter unter Verwaltung > Synchronisation und Onlinemodule.

Synchronisieren Sie danach bitte unbedingt einmal (macOS: Ablage; Windows: Datei).

Führen Sie Sperrbuchungen auf allen Mieteinheiten für z.B. drei Jahre aus. So ist Lodgit Desk für alle Online-Module und Channelmanager nicht mehr erreichbar und es kann nicht irrtümlich gebucht werden. Nutzen Sie z.B. den Buchungsassistenten, wählen Sie alle Mieteinheiten in allen Objekten und vergeben Sie den Status „gesperrt“.