Gutscheine in Lodgit Desk verkaufen und einlösen

Sie wollen in Lodgit Desk Gutscheine über einen bestimmten Geldbetrag ausstellen und/oder für eine Buchung einlösen.

Gutschein ausstellen

Legen Sie zunächst einen Extraposten in der Extrapostenverwaltung an:

Wenn der Gutschein bar oder mit Kreditkarte bezahlt wird, können Sie einen Gutschein erstellen, indem Sie einen Beleg erstellen (Verwaltung > Beleg erstellen). Wenn Sie Ihren Gutschein personalisieren möchten, können Sie hier auch einen Empfänger hinzufügen.

Wenn Ihr Gutschein per Überweisung bezahlt wird, müssen Sie den Extraposten zu einer Buchung hinzufügen und eine Rechnung eigens für diesen Extraposten erstellen. Gehen Sie wie folgt vor: 

1. Wählen und öffnen Sie eine Buchung, bei der der Käufer des Gutscheins Gast ist. Wenn es keine solche Buchung gibt, ziehen Sie einfach eine neue Buchung in den Belegungsplan und fügen Sie den Käufer als Hauptkontakt hinzu.
2. Fügen Sie den Gutschein den zusätzlichen Positionen dieser Buchung hinzu (Gehen Sie auf: Leistungen > Reiter “Extraposten/Pakete” > klicken Sie auf “Extraposten hinzufügen” > wählen Sie “Gutschein”).
3. Bearbeiten Sie den Gutschein so, dass er den richtigen Preis und Steuersatz hat.
4. Erstellen Sie eine Rechnung für den Gutschein über: Button “Rechnung” > nur “Gutschein” in die Spalte “Abzurechnende Posten” ziehen > Rechnung ausstellen.
5. Eventuell müssen Sie Ihre Rechnungstexte für den Gutschein ändern (Reiter “Texte” im Rechnungsfenster). Wenn Sie regelmäßig Gutscheine ausstellen, können Sie auch ein Sprachset “Gutscheine” zu Ihrem Lodgit Desk hinzufügen.
6. Wenn Sie in Schritt 1 eigens eine neue Buchung für den Gutschein angelegt hatten, kann diese nun gelöscht werden, da die Rechnung weiterhin in Ihren Rechnungen archiviert und auch dem Gast in der Gästeverwaltung zugeordnet ist.

Um Ihre Gutscheine nachverfolgen zu können, empfehlen wir Ihnen, eine Liste Ihrer Gutscheine außerhalb von Lodgit Desk in einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel) aufzubewahren.

Gutschein einlösen

Beim Einlösen eines ausgestellten Gutscheins können Sie sich entweder denselben Extraposten wie beim Ausstellen eines Gutscheins zunutze machen oder einen separaten Extraposten nach gleichem Muster anlegen.

Fügen Sie den Extraposten dann zur Buchung hinzu und tragen Sie dabei die entsprechenden Daten ein (negativer Wert, ggf. Mehrwertsteuer).

Bei der Rechnungserstellung wird dann die gesamte Buchung normal abgerechnet.