Angebot erstellen

Nachdem eine Buchung den Status Vorgemerkt oder Angebot erhalten hat, können Sie für diese das Angebot erstellen.

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Sie haben drei Möglichkeiten ein Angebot zu erstellen:

… aus dem Buchungsfenster

Öffnen Sie das Buchungsfenster der Buchung, zu der Sie ein Angebot erstellen wollen. Klicken Sie im Buchungsfenster auf den Button Angebot erstellen.

… über den Belegungsplan

Markieren Sie die Buchung, zu der Sie ein Angebot erstellen wollen, und rufen Sie das Kontextmenü zu dieser auf. Im Kontextmenü wählen Sie den Menüpunkt Angebot erstellen aus.

… über die Menüleiste

Markieren Sie die Buchung, zu der Sie ein Angebot erstellen wollen, und wählen Sie in der Menüleiste unter Buchungen den Menüpunkt Angebot erstellen aus.

Angebotsfenster und -einstellungen

Im ersten Bereich Leistungen des Angebotsfensters finden Sie alle Leistungen aufgelistet. Bei einer Gruppenbuchung finden Sie hier auch alle Buchungen der Gruppe.

Für jede Mieteinheiten können Sie hier entscheiden, ob Bezeichnung und/oder Kurzbeschreibung der Mieteinheit mit ausgedruckt werden sollen.

Im Bereich Texte können Sie die Texte des Angebots sowie einige Druckoptionen festlegen:

Über das Auswahlmenü in der oberen linken Ecke können Sie die Sprache des Angebots ändern und über das Auswahlmenü in der oberen rechten Ecke auf von Ihnen gespeicherte Vorlagen zurückgreifen.

In den dargestellten Feldern können Sie zudem alle Texte noch individuell anpassen.

Unter Optionen können Sie nun einstellen, bis wann das Angebot gültig ist und ob eine Rückbestätigung für den Gast mit ausgedruckt werden soll:

Die Angebotsgültigkeit können Sie leicht über das Datumsfeld anpassen. Wenn das Angebot unbefristet sein soll, setzen Sie das Häkchen im Feld daneben. Auch für die Rückbestätigung (d.h. die Bestätigung, die Ihnen der Gast unterschrieben zusendet) können Sie eine Frist einstellen.

Über das Menü Sortierung können Sie die Sortierung der Mieteinheiten in Gruppenbuchungen bestimmen.

Das Druckoptionen-Menü bietet einige Darstellungsoptionen auf dem Ausdruck.
Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, gleiche Unterkunftsleistungen und Extraposten zusammenzufassen, statt diese einzeln untereinander aufzulisten. So werden beispielsweise mehrere Doppelzimmer nicht einzeln untereinander dargestellt, sondern zu einem Posten mit entsprechender Mengenangabe zusammengefasst wie hier im Beispiel zu sehen.

Desweiteren können Sie hier das benutzte Brieflayout und ein passendes Design auswählen.

Es gibt außerdem die Möglichkeit, dass die Buchung nach Erstellen des Angebots direkt im Belegungsplan fixiert wird.

Angebot drucken, speichern oder senden

In der Vorschau können Sie alle Eingaben nochmals überprüfen. Beim Klick auf den Button Drucken wird das erstellte Angebot (mit oder ohne Rückbestätigung) ausgedruckt. Der Buchungsstatus wechselt automatisch auf Angebot.

Im Zahnradmenü links unten können Sie außerdem das Angebot ohne es zu drucken Speichern, als PDF auf Ihrem Computer ablegen, das Angebot als E-Mail versenden oder aber das Angebot als E-Mail mit PDF-Anhang verschicken.

Wichtig:
Wenn Sie ein Angebot direkt als Email oder Email mit PDF-Anhang verschicken möchten, muss zuvor beim Gast in der Gästeverwaltung eine Emailadresse hinterlegt sein!

Erst nachdem das Angebot ausgedruckt, gespeichert, gesendet oder an das Email-Programm übergeben wurde, werden dessen Daten in Lodgit Desk gespeichert. Wenn Sie das Angebot doch nicht erstellen möchten, schließen Sie das Fenster.

Angebot direkt als Email verschicken

Wenn Sie auf E-Mail klicken, können Sie das Angebot als E-Mail verschicken.
Vorher öffnet Sich ein Vorschau-Fenster, in dem Sie noch die Empfängeradresse ändern sowie weitere Empfänger (CC) eintragen können.

Anschließend klicken Sie bitte auf den Button “An E-Mail-Programm übergeben” bzw. “Email senden”.

Angebot als Email mit PDF-Anhang

Wenn Sie das Angebot als Email mit PDF-Anhang versenden möchten, erscheint dieses Fenster:

Hier können Sie weitere Empfänger eintragen, Email-Inhalt und -Betreff ändern und sich das Angebot ansehen. Anschließend klicken Sie auf “An E-Mail-Programm übergeben” bzw. “Email senden”.

Angebote erneut einsehen

Im Programmmenü Verwaltung des Hauptfensters unter Schriftverkehr > Angebote können alle erstellten Angebote nochmals angezeigt und ausgedruckt werden (weitere Informationen unter Angebote verwalten).

Weiterhin wird das für eine bestimmte Buchung erstellte Angebot im Buchungsfenster dieser Buchung unter dem Eintrag Schriftverkehr angezeigt.

Außerdem können Sie über die Gästeverwaltung in der Historie des Gastes alle Angebote für einen bestimmten Gast einsehen und drucken.