Rechtliche Vorgaben der KassenSichV für Hotels

KassenSichV & TSE – Gesetzlicher Hintergrund

Um Manipulationen im Umgang mit elektronischen bzw. digitalen Kassen zu verhindern, hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren einige sehr weitreichende Gesetze und Verordnungen verabschiedet, die große Auswirkungen auf den Betrieb von Hotels, Pensionen etc. haben. Eine Hotelsoftware (Property Management System) ist zwar keine Kasse im eigentlichen Sinn. Wenn es aber möglich ist, Bareinnahmen und -ausgaben zu erfassen, zählen sie als elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion und werden wie eine elektronische Kasse behandelt:

„Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können.“ (1.2 AEAO zu § 146a AO)

Es gelten also alle Gesetze und Verordnungen wie für eine Kasse. Die gesetzeskonforme Umsetzung dieser Anforderungen wird unter dem Begriff der Fiskalisierung zusammengefasst.

Was bedeutet Fiskalisierung für Hotels

Zur Fiskalisierung zählt das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016, mit dem die §§ 146a und 146b der Abgabenordnung (AO) neu eingeführt wurden. Seit dem 01.01.2020 gilt:

• Elektronische Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen.
• Belege müssen ausgegeben werden, da nun die Belegausgabepflicht gilt.
• Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Die „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr” oder auch Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde bereits 2017 erlassen. In dieser werden die Vorgaben für die Protokollierung und Speicherung digitaler Grundaufzeichnungen sowie die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung und den Beleg präzisiert. ZUdem wird die Funktion der einheitlichen digitalen Schnittstelle beschrieben. Trotz dieser Präzisierung blieben zahlreiche Fragen und Details zur Umsetzung und Nutzung ungeklärt, die im Anwendungserlass (AEAO) vom 17. Juni 2019 zu §146a AO aufgegriffen wurden.

Zuallererst wird an die sogenannten Schutzziele erinnert, die mit den vorhandenen Gesetzen und Verordnungen verfolgt werden. Mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme erstellte digitale Grundaufzeichnungen sollen

• deren Integrität (Unveränderbarkeit),
• deren Authentizität (gesicherte Herkunft der Daten) und
• deren Vollständigkeit sicherstellen.

Die Erfüllung dieser Anforderungen soll durch die Anbindung einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gewährleistet werden.

Aufbau & Funktion einer zertifizierten TSE

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besteht zwingend aus 3 Komponenten:

1. Sicherheitsmodul – Es muss von einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) anerkannten sachverständigen Stelle zertifiziert sein.
2. Speichermedium – Sollte das Speichermedium einmal voll sein, ist das Löschen der Daten von der Technischen Sicherheitseinrichtung möglich, jedoch ist sicherzustellen, dass diese gemäß der gesetzlichen Vorgaben z.B. in einem Archivsystem sicher aufbewahrt werden. 
3. Schnittstelle – Laut Kassensicherungsverordnung muss ein standardisierter Datenexport möglich sein, so dass die Daten für eine Kassen-Nachschau bzw. zu einer Außenprüfung der Finanzbehörde zur Verfügung stehen. Die einheitliche digitale Schnittstelle besteht aus der Einbindungsschnittstelle, der Exportschnittstelle sowie der DSFinV-K, über sie sind jeweils verpflichtend die erforderlichen Daten sowie Formate definiert.
   Die Auslagerung in ein Archiv ist damit möglich, wobei die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten sind. Die Daten dürfen von der Technischen Sicherheitseinrichtung gelöscht werden, sofern ein späterer Export gemäß der vorgeschriebenen Form möglich ist.

Von wem erhalten Sie eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Als Entwickler der Lodgit Hotelsoftware können Sie BSI-zertifizierte TSEs der Marke Epson über unsere Website beziehen. Sie können Sich in unserer Rubrik „TSE-Hardware im Vergleich“ über die Details verschiedener Modelle informieren. Falls Sie bei der Entscheidung unschlüssig sind, können Sie auch unseren Konfigurator „Welche TSE brauche ich?“ verwenden.

Zur Verwendung einer TSE mit Lodgit Desk wird ebenfalls das Zusatzmodul „Schnittstelle: Kassensicherung“ benötigt, das Sie in unserem Shop erwerben können.

Übrigens! Seit Anfang 2018 sind unangekündigte Prüfungen zur Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben bei steuerpflichtigen Unternehmen möglich (Kassen-Nachschau). Hierbei wird auch die Hotelsoftware bzw. das PMS untersucht, wenn hierüber Aufzeichnungen getätigt wurden.

Weiterführende Links rund um die Themen Kassensicherungsverordnung und TSE

Im Folgenden finden Sie wichtige und nützliche Links entweder zu den relevanten Gesetzestexten oder zu offiziellen Seiten mit Informationen zu den Themen Kasssensicherungsverordnung und zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung.

Gesetze

Im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 werden insbesondere die §§ 146a (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) und b (Kassen-Nachschau) der Abgabenordnung (AO) hinzugefügt.

Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr vom 26.September 2017 legt fest:

• welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 146a AO umfasst sind,
• wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung im Sinne des § 146a AO zu erfolgen hat,
• wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,
• die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
• die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung sowie 
• die Anforderungen an den auszustellenden Beleg.

Im Anwendungserlass (AEAO) zu §146a AO vom 17. Juni 2019 finden sich zahlreiche wichtige Präzisierungen wie Begriffsdefinitionen, die Anwendungsbereiche, Beleganforderungen, Details zum Vorgehen bei Ausfall der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung und dergleichen.

In der Nichtbeanstandungsregelung vom 6. November 2019 wird zwar explizit darauf hingewiesen, dass die Vorgaben des §146a AO in Verbindung mit §1 Satz 1 KassenSichV umgehend durchzuführen und zu erfüllen seien, eine Nichterfüllung jedoch bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet wird.

Weitere Informationen 

Hier finden Sie u.a. die TSEs, die sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Zertifizierung befinden und bei denen der Antragsteller der Veröffentlichung dieser Information vor Abschluss des Verfahrens zugestimmt hat.

In den FAQs des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) finden Sie Antworten rund um die Themen Kassensicherungsverordnung und TSE. Wichtig ist vor allem die Information, dass – sofern bare Zahlungsvorgänge erfasst werden können –  dieser Teil der Hotelsoftware auch unter § 146a AO i.V.m. der KassenSichV fällt und somit per TSE abgesichert werden muss.